Toplantılar Gerçekten Gerekli Mi?
İş dünyası uzunca bir süredir toplantıların gerçekten gerekli olup olmadığı ve sık yapılan toplantıların verimliliği nasıl etkilediği üzerinde tartışıyor. Sonuç olarak; önde gelen şirketler ve yöneticiler, uzun ve kalabalık toplantıları gereksiz, verimsiz ve zaman kaybı olarak görüyor.
Tabii ki özünde toplantıların, fikir alışverişinde bulunmaya, önemli konuları tartışmaya, problemleri çözmeye, sorunları aşmaya, yeni fikirler üretmeye zemin oluşturduğunu biliyoruz. Ancak ne kadar süreceği, toplantıya kimlerin katılacağı, hangi konuların konuşulacağı toplantıların amacına ulaşması için doğru verilmesi gereken kararlar var. Alıştığımız toplantı ritüelleri, şirket için gereksiz maliyet, zaman ve enerji kaybı anlamına gelebiliyor bazen. Ayrıca verimli sonuçlar da sağlamıyor.
Toplantı Yapma Amacına, Toplantı Yapmadan da Ulaşılabilir Mi?
Belki de asıl soru bu. fuze hazırladığı bir infografikle toplantıların çirkin gerçeği ile yüzleşmemizi sağlıyor:
Amerika’da verimsiz toplantılara yılda 37 milyar dolardan fazla harcama yapılıyor oluşunu, konunun özeti olarak değerlendirebiliriz. Ayrıca 2008’den bu yana her yıl artan bir oranla bir şirket ortak vaktinin %15‘ini toplantılara harcıyor. Orta düzey yöneticiler, zamanlarının % 35‘ini, üst düzey yönetim ise zamanının % 50‘sini toplantılara harcarken, insanlar sadece durum güncellemesi toplantılarına hazırlanmak için haftada 4 saat harcıyor.
Peki bu kadar zaman ve maliyet harcandığı halde verim alınabiliyor mu?
Araştırmalar, yöneticilerin toplantıların %67’den fazlasını başarısız olarak kabul ettiğini gösteriyor.
Bunca Zahmete Rağmen Toplantılar Neden Verimsiz Geçiyor?
Yapılan bir ankette; katılımcıların %92‘si toplantılar sırasında çoklu görevleri (multitasking) olduğunu, yani aynı anda pek çok işle ilgilendiğini; %69’u aynı zamanda e-posta kontrol ettiğini, %49’u diğer ilgisiz işleri yaptığını söylüyor. Çoklu görevin insanlar üzerinde olumsuz etkileri olduğu bir gerçek. Beyin yapımız birden fazla işi aynı anda yapmaya uygun değil. Beyin ikinci bir işe başlandığında ilk işi unutuyor. Her ne kadar iş dünyası bizi multitasking’e zorlasa da aslında ciddi anlamda yavaşlamamıza, daha fazla strese girmemize, verimimizin düşmesine, hata yapmamıza sebep oluyor. Katılımcıların, toplantıda verimli ve motive bir şekilde bulunabilmeleri için çoklu görev sisteminden uzaklaşmak son derece önemli.
Tabii ki en önemlisi yine planlama eksiklikleri. Toplantıyı daha etkin sonuçlandırabilmek için planlama kısmı iyi düşünülmeli, şirketler toplantı etkinliğini artırmak için özellikle planlama sürecine yatırım yapmalı. Toplantıdan önce katılımcılarla bilgileri paylaşmak, toplantıya kimlerin katılacağına doğru karar vermek, toplantının süresini belirlemek gibi başlıklar planlama kısmı için oldukça önemli.V
Verimli Toplantılar Yapabilmek için Neler Gerekli?
- Öncelikle toplantı süresini baştan mutlaka belirlemek gerekiyor. Toplantının en fazla 30 dakika sürmesi, sonuca daha kararlı bir şekilde ulaşmak için tavsiye ediliyor.
- Net beklentiler belirlemek, toplantı ile ilgili detayları önceden katılımcılara iletmek toplantı sürecini kolaylaştırıyor. Katılımcıların toplantıya ne konuşulacağını, katkılarının ne olacağını bilerek gelmesi konuyu açıklamak yerine hızlıca tartışma bölümüne geçmeyi sağlıyor.
- Toplantıya, tam zamanında başlamak ve baştan belirlediğiniz süreye sadık kalarak tam zamanında bitirmek katılımcıların zamanını boşa harcamamak açısından çok önemli.
- Toplantı sırasında uzun konuşmalardan kaçınmak ve katılımcıları hep toplantının içinde tutarak, dikkatin dağılmasına izin vermemek de zamanlama açısından önemli bir detay.
- Toplantıya konuyla gerçekten ilgili kişileri çağırmak verimliliğin bir diğer kuralı. Katılımcı listesini gerekli olanlar ve isteğe bağlı olanlar olarak ikiye ayırmak işleri kolaylaştırabilir.
- Asıl konuya odaklanmak ve diğer yan konuları, daha kolay çözülebilecekleri platformlara bırakmak da önemli bir strateji. E-posta, WhatsAap ya da Slack gibi platformlar bu tür görüşmeler için kullanılabilir.
- Toplantı sonunda mutlaka bir eylem planı oluşmuş olmalı. Katılımcılar toplantıdan ne yapacaklarını bilerek ayrılırsa toplantı verimli olmuş demektir.
Ve bir toplantıyı yapmaya karar vermeden önce sorulması gereken en önemli soru:
Gerçekten gerekli mi, toplantı yapmaya gerek kalmadan mesele daha kısa sürede farklı bir yöntemle çözülebilir mi?
Cevaplarınızı, Freewall üzerinden #Toplantı etiketi ile bize iletebilirsiniz.
