İç İletişim Planınızı Geliştirmenin Yolları
Ekip çalışması ile kuvvetli bir organizasyon yaratma hedefi, ortak bir misyonla hizmet verebilmek ancak kaliteli bir iki yönlü iç iletişim planı yürüttüğünüzde elde edilebilir. Yazılı veya sözlü iletişim yollarını kullanarak verimli olabilmek için plan ve stratejileri geliştirmek kurum ve çalışanlar için fayda sağlayacaktır. Kurum çalışanlarının rehberlik misyonuna uymasının sonucunda; proaktif, tutkulu ve işlerinde katkıda bulunma olasılıkları çok yüksektir. Dolayısıyla katkıların değerlendirildiği veya organizasyonun karşılaştığı birtakım sorunlara dair diyalog kurulması daha fazla katılımı teşvik etmesi, daha mutlu çalışanların oluşmasına önayak olabilmektedir.
Peki iç iletişim planınızı geliştirmenize neler yardımcı olabilir?
1. İç İletişim Planınız İçin Araştırma
Bir eylem planı araştırmadan önce kurumun iletişim faaliyetlerini gözden geçirmek ve iletişimin kurum içinde ne kadar etkili olabildiğini ölçümlemek gereklidir. Aktif, enerjik bir şekilde benimsenecek ve uygulanacak iç iletişim planında kilit paydaşlara danışılması büyük önem taşımaktadır. Kilit paydaşlar tam olarak kurum çalışanlarıdır. Kurum çalışanlarına danışmanın en iyi yolu yapılabilecek anonim anketlerdir.
@bigstock
Anketlerin anonim olması hatta online bir şekilde olması, çalışanlarının çekimser düşüncelerini de rahatlıkla belirtebileceği bir olanak sağlamaktadır. Bunu belirlemeden önce bir genel soru taslağı oluşturulması mühimdir.
- İç iletişimin işleyişi nasıl olması gereklidir?
- Hangi bilgiye ihtiyaçları var?
- Organizasyonel amaçlar neler?
- Motivasyonel destekler neler?
2. Planlama
Araştırma yürütülürken planlama aşaması yüksek bir öneme sahiptir. Elimizde yeterli bilgilerin olmasını sağlamak amacı ile ham ve temel verileri iç iletişim planı hedeflerine eşleştirilmesi gereklidir. Zaman çizelgelerinin, son tarihlerin, sorumlulukların ve eyleme geçirilebilir hedeflerin belirlenmesinin normal planlaması ile birlikte, planlama ekibinin tüm üyelerinin kıllarında net bir şekilde anlaşılmış olması gerekir.
@DWPPC
İç iletişim planında 5 kavram çok önemlidir. Bunlar :
- Özelleştirebilme
- Ölçülebilir Veriler
- Ulaşılabilir Veriler
- Gerçekçi Veriler
- Zamanlanma
3. Mevcut Araçlar Kullanabilmek
Sahip olduğunuz tüm araçları iletişim planınızda değerlendirebilmek önemlidir. Araştırmayı yaparken çalışanların ilgisini çekecek ve fikirlerin ölçümlemesini sağlayabilmek için birtakım araçlar kullanılabilir. Yaptığınız planları yayabilmeyi ve herkesin katılmaya hazır olmasını nasıl sağlamak bu tür araçlar sayesinde kolaylaşmaktadır. Anlamlı ve de uzun vadeli iki yönlü iletişim kurmak için hangi araçlar kullanılabilir?
Bir intranet portalınız varsa, bu araçtan yararlanmak ve onu nasıl kullandığınıza ilişkin dikkat etmek son derecede önemlidir. Intranet portalı sağlıklı ve tek kanaldan iletişim kurabilme adına muazzam bir araçtır. İnovasyona önem veren ve dijitalin hızını seven kurumlar için fayda sağlamaktadır. Eğer bir intranet portalınız yok ise kurum içi kaliteli bir iletişim sağlanması zordur. Yüzyüze veya intranetsiz araçlar (e-posta, anlık mesajlaşma sağlayıcıları vs.) kullanarak iletişimi sağlamak ciddi bir çaba gerektirir. Eğer e-posta, anlık mesajlaşma sağlayıcıları ile iletişim kurulacaksa, içeriğin dikkat çekici olması fayda sağlayacaktır.
@amyhirschi
4. İstikrarı Sağlamak
Çalışanların iç iletişimde güven duyması için mesajın ton ve odak açısından tutarlı olması gerekir. İçeriğinizin birbirine bağlanması için intranet, bültenler, anlık mesajlaşma araçları vb. tutarlı bir tema geliştirmek şirket markalaması ve kültürü açısından da önemlidir.
Tüm çalışan kitlenize ulaşmak için iletişiminizin “Benim için içinde ne var?” tutum ile hitap ettiğinden emin olun. Eğer insanlar nasıl yapılacağını bilirlerse daha fazla kazanacak ve daha güçlü bir etkiye sahip olacaksınız; İç iletişimin bir parçası olarak ortaya çıkan konular ve diyaloglar üzerinden anlamlı bir tartışmayı düşünmek ve daha sonra tartışmak çalışma ortamlarını iyileştirerek çalışanlara büyük ölçüde fayda sağlayacaktır. Bir çalışan, iç iletişim bildirimlerine nasıl dahil olduklarını seçebilmelidir. Aldıkları bilgi ve “mesaj” her zaman aynı olmalıdır. Çalışanlar, böylece bilinçli kararlar verebilir ve fikirleri ile ilgili geribildirimde bulunabilirler.
@bchild311
5. Çift Yönlü İletişimi Sağlamak
Bir iç iletişim planı sadece yönetimi düşünmemelidir. Yalnızca yukarıdan aşağıya olan iletişimlerden çok az ilgi duyarsınız.
İnsanlar sansür korkusu olmadan bilgiye cevap verebilmek, endişelerini dile getirebilmek ve fikirleri teşvik edebilmek isterler. Bu, kurum için yeni bir kavramsa, o zaman insanların nasıl iletişim kurabileceklerini bilmelerini sağlamak gereklidir. Intranet platformları, çalışan katılımını başlatmak için harika bir yerdir. Bunları planınıza uygun hale getirip izlendiklerinden ve yorumların, organizasyonun her seviyesinde hızlı ve doğru bir şekilde yanıtlanmasını sağlamak gereklidir.
@rawpixel
6. Çalışanları Bunaltmamak
Günlük olarak çalışanlar; e-postalar, toplantılar, bültenler, bildirimler, zorunlu okumalar ve benzerleri şeklinde büyük miktarda bilgi yükü maruz kalmaktadır. İç iletişim mesajlarının bu gürültünün sadece bir parçası olmasını istemezsiniz. Planınızı daha küçük temalara bölmek veya birkaçına odaklanmak, planınızda sahip olduğunuz çeşitli iletişim inisiyatiflerini kullanmanıza yardımcı olacaktır. Bu temalar, daha büyük iç iletişim planınızın bir parçasını oluşturan hedeflere sahip olmalı ve etkinliklerini değerlendirmek için düzenli olarak gözden geçirilmelidir.
@rawpixel
7. Geniş Kapsamlı Olmasına Özen Gösterebilmek
Gerçekten etkili olabilmek için, iç iletişim planının herkese katılması ve onlara rahatça ulaşabilecekleri bir seviyede yanıt vermelerine olanak sağlamalıdır. İletişim planlarına katılımı sağlamak için farklı araçlara gereksinim duyan alanlar olsa da, göz ardı edilen veya önemsiz sayılan kurumun hiçbir parçası olmamalıdır. Örneğin, bazı çalışanların elektronik anketlere veya intranet forumlarına erişimleri yoksa, onlar için öneri kutuları yüklemeyi düşünebilirsiniz. Araştırmanız, konuştuğunuz kişiler hakkında karar vermenizi ve herkesin bir ses almasını sağlayacaktır.
@rawpixel
8. Krizi Yönetebilmek
İç iletişim yöntemleriniz ve yapınız kriz durumunda da teste tabi olabilir. Bir senaryo uyarlamayı deneyip ve yöntemlerin ne kadar iyi çalıştığını görebilmek faydalı olacaktır.
Herkes mesajı alır mı? Ne kadar hızlı yayılıyor?
İşinizin tüm alanlarının bir krizde ve üst yönetimde birbiriyle konuşmasını sağlayan, paylaşılan, verimli ve güçlü bir iletişim platformuna sahip olmak, kriz planlarınızın bel kemiği olacaktır.
Daha geniş bir iş için kriz iletişimi acil durum planı vermeden önce sorulması gereken sorular vardır. Bunlar :
Normal ya da en çok kullandığınız iletişim yönteminin çok yavaş ya da tehdit altında olduğu durumlar var mı?
Bir alternatif mevcut mu?
Herkes bunu kullanmayı biliyor mu?
Fazlalık var mı yoksa çoğu kriz senaryosuna dayanıklı mı?
Bu tür durumları planlamak için harcadığınız zaman ve çaba kriz anında can yeleği görevi görecektir.
@rawpixel
Sonuç olarak, gün içinde en çok vakit geçirdiği kurumda, onların her gün aynı şevk ve heyecanla iş yerine getirecek bir iç iletişim olgusu kurumu daima ileriye taşıyacaktır. Çalışanlar, kurumun aynasıdır ve onların mutlu çalışanlar olduğunun görülmesi herhangi bir kitlenin fark etmesi durumunda kurumun ve markanın gücünü artacaktır.
