Stephen Covey Matrisi – Daha Verimli Çalışmak için Kolay ve Tesirli Bir Yöntem
Stephen Covey Matrisi – Daha Verimli Çalışmak için Kolay ve Tesirli Bir Yöntem – Covid-19 Salgını, dünya genelinde tüm çalışan bireyleri gerçek dışı bir durumla karşı karşıya getirdi. Yaşadığımız küresel ölçekli salgının doğası gereği çalışan bireyler sıhhatleri, istikballeri, becerileri konusunda endişeler ile yüzleştiler. Willis Watson’ın hazırlamış olduğu ve bütün yeryüzünden çalışanların katıldığı araştırmada bazı bulgular mevcut. Bu araştırmada insanların hangi duyguları yaşadığına ilişkin mühim bulgular bulunmakta.
Çalışanların endişeler duyduğu ve çalışanların deneyiminin mühim ölçekte tesir altında kaldığını gösteren araştırmanın evrensel sonuçları:
Çalışan bireylerin endişelendiğini, iş konusunda dikkatlerini yitirdiklerini, parasal endişeler yaşamaya başladıklarını gösteriyor.
Bütün bunların arasında insanların sıkıldığı gerçeği ve bu durumları yaşamış olmaları doğal. Bununla beraber bu durum da bizleri nereden başlayacağız duygusuyla beraber başlangıçtan uzaklaştırıyor. Eski ABD Başkanı ve İkinci Dünya Savaşı Generali olan Eisenhower, buhran vakitlerinde iki noktaya odaklanmıştır. Onlar da mühim olan şeyler ve acil olan şeyler. Bununla beraber Covey, bu noktaları kullanıp bir matrisi trend duruma getirdi. Bir mihverde mühim olan şeyler, diğerinde de acil şeyler vardır.
Stephen Covey Matrisi – Daha Verimli Çalışmak için Kolay ve Tesirli Bir Yöntem
Nasıl birincil hale getirmek mümkün?
Her toplantının güncel konusu olan, sizleri akşamları ayakta durmanızı sağlayan sorumlulukları dahil eden liste oluşturun. Bu listeyi geniş bir ‘Yapacaklarım’ dizelgesi olacak şekilde hazırlayıp start verin. Bununla birlikte o durumları aklınızdan yok edin ve bir kağıda yazın. Yapacaklarınız çoksa, yapacaklarınızı değişik tasarılar, takımlar ya da iş, konut, çocuklar benzeri kısımlara göre hazırlayın. Sonrasında da iki ekseni anlatmak için biraz vakit ayırın. Birincil olarak, bir sorumluluğun mühim olmasını nasıl değerlendirdiğinizin farkına varın. Bu durum şunları ihtiva etmesi mümkün:
Başarı ihtimali, tesir, yarış üstünlüğü, kıymet ahengi, maliyet, risk ya da sahip olunması icap edenler.
Ardından, vakit epizotlarını ya da sorumlulukları yerine getirmenin ya da ertelemenin neticesini, yararını düşünün. Bununla beraber bunları açıklayarak acilliğini nasıl değerlendirdiğinizin farkına varın.
En son, sorumluluklarınızı matriste çizmeniz lazım olacak. Bununla birlikte sağ üstte, hem mühim hem de aciliyeti olan sorumlulukları koyacaksınız. Bunlar, vakte duyarlı ve faaliyete geçirmesi ciddi olan en mühim önceliklerdir. Bunları daha daha yapmayı konuşmak yerine, onlarla savaşın.
Stephen Covey Matrisi
Covey, vakit idaresinin yalnızca sorumluluklarınızı düzenlemenizle ilişkili değildir diyor. Asıl olarak kendi başına bir hayat stili olduğunu belirtiyor. Bunun nedeni, vaktinizi nasıl idare ettiğinizin aynı anda rahatınızda nasıl makro bir rol aldığıdır.
‘Her şeyi yapmak için, yeterli zaman yoktur. Ama en önemli şeyi yapmak için her zaman yeterli vakit vardır. ‘ Brian Tracy
Covey’in vakit idaresi matrisi dört çeyrek dilimden meydana gelmektedir. Bununla birlikte her dilim değişik bir üstünlüğü, önceliği simgeler. Her çeyreğin, hangisini kapsadıklarına tabii olarak değişik şekillerde yönetimi maksadıyla düzenli faaliyetleri bulunmaktadır. Daha da koyu alana inelim ve bu matris nasıl faaliyet gösteriyor inceleyelim.
Stephen Covey Matrisi – İlk çeyrek
Bir haç çizdiğimizde çizme prosesinde dört boşluk görürüz. Bu dört boş kısım Covey’in bahsettiği dört çeyrektir. Bununla birlikte bu iki ana gruba dahil olan her şeyi kapsar: acil ve mühim.
Bu, hiçbir durumda kullanmanızın mümkün olmadığı ve gerçekleştirmemeniz gereken tüm sorumlulukları koyduğunuz kısımdır. Birincil olan her şey için en kısa vakitte halletmen gerektiği manasına gelir. Bunu halledene kadar devam eden diğer faaliyetleri bir köşeye koyun. Mesela, bu kısımda koyacağınız şeyler konutunuzda gerçekleşmiş olan elektrik kesintisi. İşlerinizi halletmeniz için elektriğe gerek olan çokça şey mevcut, bu nedenle bunu bir daha halledemezsiniz. Buraya dahil etmemizin mümkün olduğu diğer durumlarsa; rahatsızlanma, kaza vb. durumlardır.
İkinci Çeyrek: Mühim Fakat Aciliyeti Bulunmamakta
Öncelikle ikinci çeyrek, aciliyeti olmayan durumlardır. Başka bir söyleyişle, mühim olan fakat aciliyeti bulunmayan şeylerdir. Genel olarak uzun zamanda kısa zamandan daha mühimdirler. Bu çeyrekteki sorumlulukların hiçbiri hayat veya ölmekle ilişkili şeyler değildir. Fakat hayat standardımız ve sağlığımız için daha mühimdirler. Mesela bunun en hoş örneği sağlığımızdır. Bununla birlikte yaşamdaki her durum sağlığımızla ilişkilidir. Bu nedenle kendinize iyi bakmanız çok mühimdir. Kendi sağlığınızla ilgilenmemenin, kısa zamanda yıkıcı etkisini görmeniz mümkün olmaz belki. Fakat bununla beraber uzun zamanda yıkıcı olması olası.
Bu kısma dahil olan birtakım şeyler şunlardır. Mesela final sınavlarına hazırlanmanız, dostlarınızla ve evliyseniz eşinizle sıhhatli bir bağlantı kurmak tarzı sorumluluklardır. Bunun yanında, egzersiz yapmak, havadislere bakmak, sosyal medyayı takip etmek tarzı şeyler yapma mecburiyeti vardır.
Üçüncü Çeyrek: Acil Fakat Mühim Değil
Öncelikle bu en zor kısımlardan biridir. Hangi sorumlulukların ya da faaliyetlerin içinde olduğunu tam olarak kavramak her zaman rahat değildir. Neden olması mümkün? Çünkü acil olanlar dikkatinizi çekiyor. Fakat sadece ilgi çekici olmaları o bireylerin cidden mühim olduğu anlamına gelmez. Bu, huylarınızdan ya da uğursuz bıraktığınız tüm gerekli olmayan şeyleri koyacağınız kısımdır.
Dördüncü Çeyrek: Ne Acil Ne de Mühim
Bu kısım, esas olarak anlamı olmayan her şeyle ilişkilidir. Bu kısımdakiler, hiç aciliyeti olmayan şeylerdir. Bununla beraber çok da mühim değildir. Ama çoğu bir şekilde ne yazık ki vaktimizin çoğunu harcatan şeylerdir. Bu, e-postalarınızı devamlı kontrol etmek tarzı gerekli olmayan şeyleri koyacağımız yerdir. Önemli konuları içermeyen mesajlaşmalar, TV izleme, alışveriş vb.
İyi Vakit İdaresi
Covey’in vakit yönetimi matrisini kullanan çoğu birey, doldurulan ilk çeyreklerin birincisi ve üçüncüsü olduğunu anlar. Aciliyeti olan ve mühim, acil olan ama mühim olmayan kadranları bir şeylerle donatmak basittir.
Covey bunu şu şekilde ifade ediyor çünkü bizler genel olarak her işi acil şekilde algılıyoruz. Ayrıca, bizlerin bu kadar sıkıntıya girmesini bu aciliyet hissi olduğu şeklinde ifade ediyor. Bu sebeple, iki şeyle mücadeleyi bilmemiz, genellikle vakit idaresinde iyi olmamız konusunda yardımcı olması mümkündür.
Bununla birlikte bu düzeneğin oluşturucusu, aslen kadran 2 ile ilgilenmemiz gerektiğini ifade ediyor. Covey’e göre bu durum insanın kendisini iyi hissedeceği ve huzuru bulacağı yer olarak nitelendiriyor. Neler olup bittiğini net olarak görmüşseniz ve bu duruma dikkatinizi toplamışsanız bu bazı anlamlara gelir. Yani Covey’in vakit idaresi matrisini doğru kullanmışsınız anlamına gelir.
Yapacağınız işler, meydana çıkan yeni sorumluluklar ve kontekst pivotlarınızı düzenlerken sistemli olarak tekrar kontol edin. Bunun yanında tekrar yaparak bu matrisi hareketli tutun. Aciliyeti olan ve mühim olan matris ile erkenizi en çok gereksinim duyulan yerde kullanmanız mümkün.
